Case Study - Level Equipment
Mit KI-Automatisierung zu performantem Kundenanfragen-Management

Level Equipment wurde Anfang 2023 von den drei Freunden Basti, Joel und Chrissi in Hameln gegründet – mit einer klaren Mission: das Gym-Erlebnis auf ein neues Level zu bringen. Durch ihre eigene langjährige Trainingserfahrung erkannten sie das Potenzial für hochwertige, durchdachte Trainingshilfen, die nicht nur die Performance im Training verbessern, sondern auch den Spaß und die Effektivität steigern.

Optimierung des Kundenanfragen-Managements bei Level Equipment

‍Bei Level Equipment dreht sich alles um Qualität, Innovation und erstklassigen Kundenservice. Doch mit dem Wachstum des Unternehmens stieg auch die Anzahl der täglichen Kundenanfragen per E-Mail. Anstatt zusätzliches Personal einzustellen, suchte das Team nach einer Lösung, um den Support effizienter zu gestalten und trotzdem eine hohe Servicequalität zu gewährleisten. Die Antwort: KI-gestützte Automatisierung, die den Bearbeitungsprozess beschleunigt und gleichzeitig den hohen Anspruch an persönliche und präzise Antworten erfüllt.

‍Die spezifischen Probleme:

➡️ Hohe Anzahl an Anfragen: Täglich gingen 30-40 Kundenmails ein, was eine schnelle Bearbeitung für das kleine Gründerteam erschwerte.

➡️ Lange Antwortzeiten: Vor der Automatisierung lagen die Antwortzeiten zwischen 48 und 72 Stunden – zu lang für einen modernen, kundenorientierten Online-Shop.

➡️ Individuelle Antworten benötigt: Viele Anfragen erforderten detaillierte, gut formulierte Antworten mit persönlicher Note.

➡️ Skalierung in effizientem Setup: Die Gründer wollten den Prozess effizient optimieren, ohne ein großes Support-Team aufbauen zu müssen.
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KI-gestützte Automatisierung für “smarte Kundenanfragen” bei Level Equipment

Für Level Equipment haben wir ein KI-gestütztes System implementiert, das den Bearbeitungsprozess für Kundenanfragen drastisch verbessert. Die Automatisierung erstellt smarte Antwortentwürfe, die das Team schnell überprüfen und versenden kann. So wird der Support beschleunigt, ohne an Qualität einzubüßen. Besonders wichtig: Die KI ist flexibel und passt sich an verschiedene Sprachversionen an, um auch internationale Kunden professionell zu betreuen.

‍Automatisierung der Standardantworten:
Dank der KI-Lösung wird jede Kundenanfrage sofort erkannt und verarbeitet, ohne dass manuell nach Details gesucht werden muss. Das KI-System nutzt LLMs (Large Language Models), um die Anfrage zu verstehen und erkennt automatisch, welche Anfrage der Kunde hat und welche Information der Kunde benötigt. Daraufhin erstellt die KI einen präzisen und personalisierten Antwortentwurf. So muss nicht mehr jedes Mal dieselbe Information wiederholt werden – stattdessen wird der automatisch generierte Entwurf überprüft, nach Bedarf angepasst und direkt verschickt.

‍Warum diese Lösung?
Diese Lösung wurde speziell entwickelt, um den hohen Zeitaufwand für repetitive Aufgaben wie das Beantworten von Standardanfragen drastisch zu reduzieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Qualität und der persönliche Touch der Kommunikation erhalten bleiben. Die KI sorgt dafür, dass der gesamte Prozess schneller, fehlerfreier und effizienter wird, ohne den persönlichen Kontakt zum Kunden zu verlieren. 

Zeiteinsparung jede Woche - mehr Zeit & Fokus für die wichtigen Dinge

Dank der Implementierung der KI-gestützten Automatisierung konnten wir mit Duschbrocken folgende Ergebnisse erzielen. Die wichtigsten Kennzahlen.

🚀 Massive Entlastung des Support-Teams: Die Arbeitsgeschwindigkeit im Support wurde erheblich erhöht, sodass das Team mit dem gleichen Zeitaufwand deutlich mehr Anfragen bewältigen kann.
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🚀 Deutlich schnellere Antwortzeiten: Die durchschnittliche Reply-Rate sank von 48–72 Stunden auf nur noch 12–24 Stunden.

🚀 Mehr Effizienz bei gleicher Qualität: 75% der generierten Antworten können direkt versendet werden, wodurch das Team Zeit spart und sich auf die wirklich komplexen Anfragen konzentrieren kann.

‍🚀 Höhere Kundenzufriedenheit: Schnellere Reaktionszeiten bedeuten einen besseren Kundenservice, was sich nachweislich positiv auf die Markenwahrnehmung auswirkt.
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