Case Study - EZ Originalz
Mit KI-Automatisierung zu performantem Kundenanfragen-Management

EZ Originalz ist eine junge Stuttgarter eCom-Brand, die leuchtende Untersetzer - Made in Germany - für Drinks herstellt. Das Unternehmen steht für Qualität, Design und Funktionalität und bietet ein einzigartiges Produkt, das nicht nur praktisch, sondern auch ein echter Hingucker auf jeder Party oder bei einem gemütlichen Drink zu Hause ist. Die LED-Untersetzer von EZ Originalz zeichnen sich durch ihre automatische Beleuchtung aus: Sobald ein Glas auf den Untersetzer gestellt wird, wird es durch einen integrierten Drucksensor in einer von vier Farben (warmweiß, blau, rot oder grün) beleuchtet. Wird das Glas entfernt, erlischt das Licht sofort – für ein energiesparendes und benutzerfreundliches Erlebnis. EZ Originalz steht für Innovation und Stil – direkt aus Stuttgart zu dir nach Hause.

Problem: Hoher Zeitaufwand bei der Bearbeitung von Kundenanfragen
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Das Unternehmen sah sich mit einer alltäglichen Herausforderung konfrontiert: Die Bearbeitung von Kundenanfragen, viele davon mit gleichen oder ähnlichen Anliegen. Dies führte dazu, dass viel Zeit mit der Beantwortung repetitiver Fragen verbracht wurde, wodurch andere wichtige Aufgaben, wie zum Beispiel die Unternehmensentwicklung, nicht in dem Maße vorangebracht werden konnten, wie gewünscht. 

Die spezifischen Probleme:

➡️ Hoher Zeitaufwand: Etwa 20% der Arbeitszeit verbrachte das Startup mit der Beantwortung der sich oftmals wiederholenden Anfragen, was sie von strategischen Tätigkeiten abhielt.
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➡️ Ineffiziente Prozesse: Trotz ähnlicher Fragen musste jede Anfrage individuell bearbeitet werden, was den Prozess langwierig machte.
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➡️ Fehlende Automatisierung: Eine Lösung, die die Bearbeitung von Standardanfragen automatisiert, war bisher nicht vorhanden.

KI-gestützte Automatisierung für “smarte Kundenanfragen” bei EZ Originalz

Um die Herausforderungen im Kundenanfragen-Management effizient zu lösen, haben wir bei EZ Originalz ein KI-gestütztes Automatisierungsmodell entwickelt und integriert. Diese Lösung wurde direkt an das bestehende Mailprogramm und Zendesk von EZ Originalz angeschlossen und sorgt nun dafür, dass jede eingehende Kundenanfrage automatisch analysiert und ein maßgeschneiderter Antwortentwurf erstellt wird – inklusive optionaler Email-Anhänge wie Produktanleitungen.

Automatisierung der Standardantworten:
Dank der KI-Lösung wird jede Kundenanfrage sofort erkannt und verarbeitet, ohne dass im Shopify Backend nachgeschaut oder manuell nach Details gesucht werden muss. Unser KI-System nutzt LLMs (Large Language Models), um die Anfrage zu verstehen und erkennt automatisch, welche Anfrage der Kunde hat und welche Information der Kunde benötigt. Daraufhin erstellt die KI einen präzisen und personalisierten Antwortentwurf. So muss der Kundenservice nicht mehr jedes Mal dieselben Informationen wiederholen – er kann einfach den automatisch generierten Entwurf durchsehen, nach Bedarf anpassen und direkt verschicken.

Warum diese Lösung?
Diese Lösung wurde speziell entwickelt, um den hohen Zeitaufwand für repetitive Aufgaben wie das Beantworten von Standardanfragen drastisch zu reduzieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Qualität und der persönliche Touch der Kommunikation erhalten bleiben. Die KI sorgt dafür, dass der gesamte Prozess schneller, fehlerfreier und effizienter wird, ohne den persönlichen Kontakt zum Kunden zu verlieren. 

Massive Zeiteinsparung jede Woche - mehr Zeit & Fokus für die wichtigen Dinge
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Dank der Implementierung der KI-gestützten Automatisierung konnte EZ Originalz folgende Ergebnisse erzielen. Die wichtigsten Kennzahlen:
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🚀 80 % Reduktion der Bearbeitungszeit pro Anfrage: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Kundenanfrage wurde um die Hälfte reduziert, somit konnte ein Aufwand von 2-3h am Tag, auf 30 Minuten am Tag reduziert werden.
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🚀 90 % Genauigkeit der KI-Entwürfe: Es müssen nun nur noch ca. 10% der Mails selber angepasst und formuliert werden, den Rest übernimmt die KI.

🚀 Erhöhung der Kundenzufriedenheit: Durch schnellere Antwortzeiten stieg die Kundenzufriedenheit und die Rückmeldungen waren durchweg positiv.

Massive Zeiteinsparung jede Woche - mehr Zeit & Fokus für die wichtigen Dinge
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Dank der Implementierung der KI-gestützten Automatisierung konnte EZ Originalz folgende Ergebnisse erzielen. Die wichtigsten Kennzahlen:
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🚀 80 % Reduktion der Bearbeitungszeit pro Anfrage: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Kundenanfrage wurde um die Hälfte reduziert, somit konnte ein Aufwand von 2-3h am Tag, auf 30 Minuten am Tag reduziert werden.
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🚀 90 % Genauigkeit der KI-Entwürfe: Es müssen nun nur noch ca. 10% der Mails selber angepasst und formuliert werden, den Rest übernimmt die KI.

🚀 Erhöhung der Kundenzufriedenheit: Durch schnellere Antwortzeiten stieg die Kundenzufriedenheit und die Rückmeldungen waren durchweg positiv.